Loon en loonstrookje

Wat is loon?

Loon is alles wat uw werknemer krijgt omdat hij voor u werkt. Een beloning waarbij u iets anders geeft dan geld is ook loon. Dit heet ‘in natura’. Zoals etentjes, kortingen of privégebruik van een auto van de zaak.

Het minimumloon mag u niet in natura betalen. Dat moet u in geld betalen. Het minimumloon is het loon dat iedereen die werkt minimaal moet krijgen. Ook moet u alle vergoedingen die te maken hebben met het werk betalen. Die komen bovenop het minimumloon.

Loon kan bestaan uit:

• Geld, contant of via de bank.
• Vergoeding of geld dat van het loon afgaat (inhouding) voor gebruik van laptop, telefoon of tablet
• Vergoeding of geld dat van het loon afgaat (inhouding) voor huisvesting, niet meer dan 25% van het minimumloon
• Vergoeding of inhouding voor opleiding en training
• Reiskostenvergoeding

Overige loonkosten

Naast het brutoloon en vakantiegeld betaalt u soms extra loonkosten. Bijvoorbeeld voor een pensioenregeling, onkostenvergoeding, reiskostenvergoeding of 13e maand. Dit hangt af van de extra arbeidsvoorwaarden die u heeft afgesproken met uw werknemer. Of van de collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Alle loonkosten plus de werknemers- en volksverzekeringen zijn de loonkosten voor u als werkgever.

Houd u aan het wettelijk minimumloon per uur

U moet uw werknemers minstens het wettelijk minimumuurloon betalen. Ook hebben uw werknemers recht op de minimum vakantiebijslag. En op een wettelijk aantal vakantiedagen.

Het minimumloon geldt voor werknemers vanaf 21 jaar. Voor werknemers van 15 tot en met 20 jaar geldt het minimumjeugduurloon. Voor werknemers van 13 en 14 jaar bestaat geen minimumjeugdloon. Ieder half jaar worden de minimumlonen aangepast. Dat gebeurt op 1 januari en 1 juli. Bekijk hier het minimumuurloon in 2025. En het minimumuurloon van 2024.

Betaalt u te weinig loon? Dan kunt u een boete krijgen van de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Wanneer salaris uitbetalen?

U betaalt het loon of salaris achteraf. Dus direct nadat uw werknemer een bepaalde periode voor u heeft gewerkt. Meestal gaat het om een periode van een maand. U kunt ook per week betalen, of per 4 weken. U spreekt samen met uw werknemer af wanneer u betaalt. De afspraken legt u vast in het arbeidscontract.

Wilt u liever niet direct na de gewerkte periode betalen, maar later betalen? Dan mag u de periode verlengen. U moet hierover afspraken maken in het arbeidscontract. Er zijn grenzen aan de verlenging. Bij een weekloon mag u nooit later betalen dan 1 maand. Bij een maandloon mag u niet langer verlengen dan 1 kwartaal.

Later uitbetalen van loon

Betaalt u het loon te laat zonder dat er afspraken over zijn? En is dat uw schuld? Dan heeft uw werknemer recht op een loonsverhoging.

De verhoging is:

• 5% procent per dag voor de 4e tot en met de 8e werkdag na de dag waarop u het loon moest betalen
• daarna 1% procent voor elke volgende werkdag dat u te laat bent met betalen, met een maximum van 50%

Uw werknemer moet zelf naar de rechter stappen voor deze verhoging. De rechter kan de verhoging beperken tot een lager bedrag (bijvoorbeeld 10% of 15%). Kunt u aantonen dat de vertraging niet uw schuld is? Dan hoeft u de verhoging niet te betalen.

Hoe moet u het loon betalen?

U moet het netto minimumloon altijd via de bank betalen. Verdient uw werknemer meer dan het minimumloon? Dan mag u het deel boven het minimumloon wel contant of in natura betalen.

Loonstrook

U moet uw werknemer een loonstrook (salarisstrook, loonspecificatie) geven. Veel werkgevers doen dit iedere maand, maar dat is niet verplicht. Heeft u een nieuwe werknemer? Dan moet u bij de betaling van het eerste salaris wel een loonstrookje geven. En als er iets verandert in het loon of in de loonheffingen.

U mag de loonstrook digitaal geven als uw werknemer hier toestemming voor heeft gegeven. Uw werknemer moet de digitale loonstrook kunnen opslaan.

Lees wat u op een loonstrook moet zetten.

Wanneer jaaropgave geven?

U stuurt de jaaropgave aan het begin van het nieuwe jaar naar uw werknemer. Meestal in januari of februari. De gegevens op de jaaropgave geeft u door aan de Belastingdienst.

Wat staat er op een jaaropgave?

Op een jaaropgave staat wat uw werknemer dat jaar heeft verdiend. Dit is het jaarinkomen van uw werknemer. Op de jaaropgave moet staan:

• Het jaar waarover uw werknemer loon kreeg.
• Het loon dat is verdiend in dat jaar. Dit wordt ook loon voor loonheffing of fiscaal loon genoemd. Het is het brutoloon min de pensioenpremie.
• De belasting en premies die zijn ingehouden op het loon (sociale lasten werkgever). Dit wordt loonheffing of loonbelasting/volksverzekeringen genoemd.
• De arbeidskorting waarmee rekening is gehouden bij de loonheffing.
• De onbelaste vergoeding(en). Bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding. U bent niet verplicht dit op de jaaropgave te zetten.