Stappenplan productveiligheid voor fabrikanten

1. Controleer of uw product al verboden is via het EU-platform Safety Gate

Check op Safety Gate of er risico's bekend zijn over het product dat u gaat maken. Op Safety Gate staan producten die verboden zijn in de EU vanwege ernstige risico's. Erbij staat de reden en welke productwet of norm is overtreden. Maak niet dezelfde fouten als andere marktdeelnemers. Controleer ook of er op Safety Gate verboden producten staan met dezelfde eigenschappen als uw product.

2. Ontwerp en maak uw product volgens de veiligheidseisen

U moet uw product ontwerpen, produceren en testen volgens de wetten en normen die voor uw product gelden. Bijvoorbeeld de wetgeving voor speelgoed, cosmetica of elektrische apparaten. Voor iedere productcategorie zijn er andere veiligheidsregels.

Als uw product uit verschillende onderdelen bestaat, kan het product in meer dan één van de productwetten vallen. Speelgoed met een batterij bijvoorbeeld valt onder de eisen voor speelgoed én de eisen voor elektrische apparaten.

3. Technisch dossier opstellen

U moet een technisch dossier bijhouden met alle belangrijke informatie over het product. Zorg dat het dossier actueel is. En bewaar het tot 10 jaar nadat het product op de markt is aangeboden. In het technisch dossier staat bijvoorbeeld informatie over:

• het gebruik
• het ontwerp
• de markeringen, labels en gebruikersinformatie
• risicobeoordelingen
• uitgevoerde controles en testverslagen

U moet dit dossier bij een inspectie of controle laten zien aan de toezichthouder(s). U mag zelf de vorm van het technisch dossier bepalen. U mag ook een online technisch dossier maken.

4. Zet belangrijke informatie op het product, de verpakking of in een document

Uw producten moeten traceerbaar zijn als er iets mee is. Daarom moet u belangrijke informatie geven aan consumenten en toezichthouders. Deze informatie zet u op het product, de verpakking of in een bijgesloten document:

• uw naam, handelsnaam, adres en contactgegevens op het product
• duidelijke instructies, veiligheidsinformatie en waarschuwingen
• een type-, partij- of serienummer, of een ander identificatiemiddel

De informatie moet gemakkelijk te begrijpen zijn. En in een taal die consumenten begrijpen.

5. Klachten onderzoeken en bijhouden

U moet klachten over uw product onderzoeken en op de juiste manier behandelen:

• Zorg dat consumenten weten hoe en waar ze een klacht over uw product kunnen melden. Of een ongeluk of onveilige situatie.
• Houd klachten en informatie over ongelukken of onveilige situaties bij in een klachtenregister. Daarin zet u ook producten die u heeft teruggeroepen. En welke andere maatregelen u nam.

6. Richt een compliance systeem in

U moet de stappen op deze pagina samenvatten in een proces. Daarin houdt u bij hoe u zorgt dat u aan de regels voor productveiligheid voldoet. Dit heet een compliance systeem. Hierin houdt u bijvoorbeeld bij:

• Voor welke producten u welke rol en verplichtingen heeft in de keten. Heeft u maar één of een paar producten? Dan kunt hier makkelijker aan voldoen dan wanneer u een uitgebreid aanbod heeft.
• Van wie u producten koopt en wat daarbij de voorwaarden zijn. Zoals dat het technisch dossier aanwezig is.
• Waar een product vandaan komt en welke logistieke weg het heeft afgelegd. Dit heet traceren.
• Welke klachten u van klanten heeft ontvangen (klachtenregistratie). En hoe u een klacht heeft afgehandeld.

De toezichthouder kan u vragen om uw compliance systeem te laten zien.

U kunt hiervoor ook de ISO 37301 norm voor compliance management gebruiken. Of u kunt een adviesbureau inhuren.

7. CE-markering aanbrengen en EU-conformiteitsverklaring

U moet op bepaalde producten een CE-markering aanbrengen. Zo verklaart u dat uw product is gecontroleerd en aan de productveiligheidseisen voldoet. Bekijk een overzicht van productgroepen die een CE-markering moeten hebben bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Is een CE-markering verplicht? Bekijk dan hoe u de CE-markering moet aanbrengen met het stappenplan CE-markering.

U moet als fabrikant ook een EU-conformiteitsverklaring opstellen en ondertekenen. Hiermee verklaart u dat uw product aan de EU-eisen voldoet en dat u daarvoor verantwoordelijk bent. U moet de EU-conformiteitsverklaring vertalen in de (vereiste) taal of talen in het EU-land waar uw product verkocht wordt. Voor Nederland is dit in het Nederlands.

Na deze stap kunt u het product op de markt brengen.

8. Bewaak de veiligheid van uw product via een kwaliteitssysteem

Zorg ervoor dat alle producten die u maakt steeds aan de eisen in het technisch dossier blijven voldoen. Zet daarvoor een kwaliteitssysteem op. Daarin legt u momenten in het bedrijfsproces vast, waarop u toeziet op de kwaliteit en veiligheid van de producten. Bijvoorbeeld de vaste momenten waarop u steekproeven neemt. En controleert of het product nog steeds veilig is (conformiteit). Zo kunt u onveilige producten terugroepen als dat nodig is.

U kunt een adviseur inhuren, die u helpt bij het toepassen van een kwaliteitssysteem.

9. Veranderingen voor producteisen bijhouden

Elk product moet voldoen aan de productwetgeving op het moment dat u het product in de handel brengt. In de handel brengen betekent: een product voor het eerst in de EU op de markt aanbieden. Zorg er dus voor dat u kunt bewijzen op welk moment u welk product in de handel brengt. U laat dit zien door een traceerbaarheidssysteem te gebruiken. Brengt u een nieuwe partij (batch) in de handel? Dan moet u (laten) controleren of de wetgeving en productnormen zijn veranderd. Als dat zo is, dan moet uw product voldoen aan die nieuwe wetgeving en normen.

10. Neem meteen maatregelen bij een onveilig product

Ontdekt u dat een product onveilig is? Neem dan meteen deze maatregelen:

• Doe een melding via het EU-platform Safety Gate. Zo geeft u informatie aan toezichthouders over de risico’s, om hoeveel producten het gaat en welke maatregelen u heeft genomen.
• Informeer consumenten. En andere marktdeelnemers, zoals distribiteurs en online marktplaatsaanbieders.
• Roep de onveilige producten terug.
• Pas de onveilige producten aan.