Stappenplan productveiligheid voor fulfilment centers
Heeft u een fulfilment center in de EU? In sommige gevallen is de productwetgeving van toepassing op producten die u verwerkt. U bent dan wettelijk verantwoordelijk voor de veiligheid van de producten die u opslaat en verstuurt. Als een product niet veilig is, kunt u aansprakelijk worden gesteld voor de schade. Lees hoe u aan de regels voldoet.
Op deze pagina
1. Controleer uw verantwoordelijkheden voor de productveiligheid
Welke verantwoordelijkheden u heeft voor productveiligheid hangt af van waar een product vandaan komt.
Komt het product uit Nederland of een ander EU-land? Of heeft uw klant van buiten de EU een vestiging of gemachtigde in de EU? Dan wordt u volgens de productwetgeving gezien als distributeur. Volg het stappenplan productveiligheid voor distributeurs. Uw 'opdrachtgever' (ook marktdeelnemer in de keten) is verantwoordelijk voor de productveiligheid. Maar u bent wel verantwoordelijk voor de controle hierop. En voor veilige opslag en verzending.
Komt het product van buiten de EU? En heeft de fabrikant geen verantwoordelijke of gemachtigde in de EU en is er geen importeur? Dan bent u de EU-verantwoordelijke voor productveiligheid. U bent u dan volgens de wet verantwoordelijk voor deze verplichtingen.
2. Zet uw contactgegevens op het product
Blijkt uit stap 1 dat u extra verplichtingen heeft voor de productveiligheid? Dan moet u uw gegevens toevoegen aan het product. Toezichthouders kunnen dan contact met u opnemen als er zorgen zijn over de veiligheid van het product. Omdat u producten van buiten de EU verwerkt, bent u de contactpersoon voor consumenten en de toezichthouders.
U kunt uw gegevens vermelden op:
- het product, of
- de verpakking, of
- het pakket, of
- een document dat u meestuurt
De verplichte gegevens zijn uw:
- bedrijfsnaam of handelsmerk
- contactgegevens
- (post)adres en e-mailadres
3. Zorg voor de juiste documenten per product
De producten die u opslaat moeten bepaalde documenten hebben. In die documenten staat hoe het product voldoet aan de wetgeving voor productveiligheid. Is deze informatie er niet? Dan mag het product niet in Nederland en de EU in de handel worden gebracht; u mag het dus niet versturen.
Vraag daarom bij de fabrikant (of EU-verantwoordelijke) of importeur deze documenten op:
U moet de conformiteitsverklaring en de technische documentatie van het product 10 jaar bewaren vanaf de datum van het in de handel brengen van het laatste product. Voor sommige producten is dit 20 jaar. Dat hangt af van het type product.
4. Neem direct maatregelen als u twijfelt aan de veiligheid van een product
Vermoedt u dat een product niet veilig is? Dan moet u dit melden bij de toezichthouder. U kunt deze melding doen via het EU-platform Safety Business Gateway.
U moet ook direct maatregelen nemen om te voorkomen dat consumenten risico’s lopen. Of zorgen dat het product wordt aangepast zodat het voldoet aan de veiligheidseisen (conform is). Afhankelijk van uw rol in de keten hoeft u dat niet altijd zelf te doen, maar u moet wel zorgen dat er maatregelen worden genomen. Bijvoorbeeld door de fabrikant te vragen aanpassingen te doen. En door te checken of de fabrikant dit heeft gedaan.
Meld bij de toezichthouder(s) wat u gedaan heeft om de risico’s te beperken.
Kan het product niet aangepast worden? Dan kan een toezichthouder u verplichten om:
- het product uit de handel te halen
- het product terug te roepen
Dit kost vaak veel geld en kan slecht zijn voor het imago van uw bedrijf.
Terugroepactie
Blijkt een product uit uw opslag onveilig te zijn? En bent u de EU-verantwoordelijke voor dit product? Dan kan de toezichthouder u verplichten om het product uit de handel te halen. Lees wat u moet doen bij een terugroepactie.
5. Gebruik een compliance systeem
U moet de stappen op deze pagina samenvatten in een proces. Daarin houdt u bij hoe u zorgt dat u aan de regels voor productveiligheid voldoet. Dit heet een compliance systeem. Hierin houdt u bijvoorbeeld bij:
- Voor welke producten u welke rol en verplichtingen heeft in de keten. Heeft u maar één of een paar producten? Dan kunt hier makkelijker aan voldoen dan wanneer u een uitgebreid aanbod heeft.
- Van wie u producten koopt en wat daarbij de voorwaarden zijn. Zoals dat het technisch dossier aanwezig is.
- Waar een product vandaan komt en welke logistieke weg het heeft afgelegd. Dit heet traceren.
- Welke klachten u van klanten heeft ontvangen (klachtenregistratie). En hoe u een klacht heeft afgehandeld.
De toezichthouder kan u vragen om uw compliance systeem te laten zien.
U kunt hiervoor ook de NEN-ISO 37301 norm voor compliance management gebruiken. Of u kunt een adviesbureau inhuren.
6. Werk mee met toezichthouder(s)
Als een toezichthouder om informatie vraagt over de veiligheid van een product, moet u die geven. Het gaat hierbij om:
- extra informatie en documenten die de veiligheid van het product aantonen (zoals certificaten of besluiten van toezichthouders)
Als er informatie ontbreekt, dan moet u die informatie bij uw klant opvragen.
Geef informatie in begrijpelijke taal
U moet informatie geven in een taal die de toezichthouder makkelijk kan begrijpen. Verstuurt u producten naar verschillende landen? Dan kan het zijn dat u in meerdere talen informatie moet kunnen geven.