Stappenplan productveiligheid voor importeurs

1. Controleer of uw product al verboden is via het EU-platform Safety Gate

Check op Safety Gate of er risico’s bekend zijn over het product dat u gaat importeren. Op Safety Gate staan producten die verboden zijn in de EU vanwege ernstige risico's. Erbij staat de reden en welke productwet of norm is overtreden. Maak niet dezelfde fouten als andere marktdeelnemers. Controleer ook of er op Safety Gate verboden producten staan met dezelfde eigenschappen als uw product.

2. Bepaal welke productwetgeving geldt voor uw product

U moet bepalen welke wetten voor uw product gelden. Uw product kan in meer dan één productcategorie vallen. U moet zich dan houden aan meerdere EU-richtlijnen. Bijvoorbeeld als u speelgoed met een batterij importeert. Dan moet uw product voldoen aan de veiligheidseisen voor speelgoed, batterijen én elektrische materialen.

Huur een adviesbureau in

Als u een onveilig product verkoopt, kan dit grote gevolgen hebben. Een toezichthouder kan u bijvoorbeeld verplichten om het product terug te roepen. En u kunt aansprakelijk worden gesteld bij schade door het product. Heeft u geen specialistische kennis op dit gebied? Bent u een kleine of middelkleine ondernemer? Dan is het verstandig om een (commercieel) adviesbureau in te huren. Een adviesbureau kan u helpen om aan alle verplichtingen te voldoen.

3. Controleer of het product veilig is

Controleer of het product voldoet aan de veiligheidsregels. Als u dit niet zeker weet, mag u het product niet verhandelen. Ook voor deze stap kunt u de hulp van een adviseur inschakelen. Er zijn veel adviesbureaus die hierin zijn gespecialiseerd.

U of uw adviseur moet controleren:

• Heeft de fabrikant een technisch dossier gemaakt? En is dit volledig en up-to-date? Zorg dat u een kopie van de technische documentatie van de fabrikant krijgt.
• Staan op het product alle markeringen? Zoals type-, partij-, of serienummer en contactgegevens. Maar ook de CE-markering, als dit verplicht is.
• Zijn instructies voor het (veilig) gebruiken van het product toegevoegd in een begrijpelijke taal? Missen die? Dan moet u daarvoor zorgen, voordat het product wordt verkocht.
• Staat de juiste informatie op het etiket?
• Voldoet de fabrikant aan de regels voor het traceren van het product?

Heeft u niet genoeg informatie om te beoordelen of het product aan de eisen voldoet? Dan moet u deze informatie opvragen bij de fabrikant.

4. Zet uw contactgegevens op het product

Zet uw contactgegevens op het product. Of als dat niet kan op de verpakking of in een document bij het product. Omdat u producten van buiten de EU importeert, bent u of is uw gemachtigde de contactpersoon voor consumenten en de toezichthouders.

Het moet duidelijk zijn waar het product vandaan komt en aan wie u het heeft verkocht (traceerbaarheid). Zo kunt u een product sneller opsporen en terugroepen als het onveilig is.

Verkoopt u zelf de producten op afstand (online) door? Omdat u moet zorgen dat het product traceerbaar is, zet u ook deze gegevens van de fabrikant op het product:

• de naam, handelsnaam of merknaam
• het adres en de contactgegevens
• het type-, partij- of serienummer (of een ander identificatiemiddel)

5. Klachten onderzoeken en bijhouden

U moet klachten over uw product onderzoeken en op de juiste manier behandelen:

• Zorg dat consumenten weten hoe en waar ze een klacht over uw product kunnen melden. Of een ongeluk of onveilige situatie.
• Houd klachten en informatie over ongelukken of onveilige situaties bij in een klachtenregister. Daarin zet u ook producten die zijn teruggeroepen. En welke maatregelen zijn genomen.

Richt een compliance systeem in

U moet de stappen op deze pagina samenvatten in een proces. Daarin houdt u bij hoe u zorgt dat u aan de regels voor productveiligheid voldoet. Dit heet een compliance systeem. Hierin houdt u bijvoorbeeld bij:

• Voor welke producten u welke rol en verplichtingen heeft in de keten. Heeft u maar één of een paar producten? Dan kunt hier makkelijker aan voldoen dan wanneer u een uitgebreid aanbod heeft.
• Van wie u producten koopt en wat daarbij de voorwaarden zijn. Zoals dat het technisch dossier aanwezig is.
• Waar een product vandaan komt en welke logistieke weg het heeft afgelegd. Dit heet traceren.
• Welke klachten u van klanten heeft ontvangen (klachtenregistratie). En hoe u een klacht heeft afgehandeld.

De toezichthouder kan u vragen om uw compliance systeem te laten zien.

U kunt hiervoor ook de ISO 37301 norm voor compliance management gebruiken. Of u kunt een adviesbureau inhuren.

6. Zorg voor veilig vervoer en een veilige opslag

U moet zorgen dat u de geïmporteerde producten veilig vervoert en opslaat. U moet zorgen dat de producten bijvoorbeeld niet te nat, droog, koud, of warm worden tijdens de opslag of het vervoer. Hierdoor kan een veilig product onveilig worden.

7. Zorg voor een goede administratie

U moet de technische documentatie van uw product minimaal 10 jaar bewaren in uw administratie. Voor sommige producten geldt een langere bewaartermijn. Zoals voor medische hulpmiddelen.

Als een toezichthouder hierom vraagt, moet u deze documenten kunnen delen:

• de technische documentatie (technisch dossier)
• de conformiteitsverklaring, als die verplicht is
• de gegevens van alle leveranciers en andere marktdeelnemers waaraan u producten heeft geleverd

U mag als importeur ook namens de fabrikant administratieve taken uitvoeren. De fabrikant moet u dan aanwijzen als gemachtigde. Heeft de fabrikant geen vestiging in de EU? Dan bent u de EU-verantwoordelijke. Lees meer over de rol van gemachtigde.

8. Neem direct maatregelen als het product niet aan de eisen voldoet

Heeft u een product verkocht dat niet aan de eisen voldoet? Of denkt u dat het product onveilig is? Dan mag u het niet verkopen. Kom wel meteen in actie:

• Doe een melding via de Safety Business Gateway. Zo geeft u informatie aan toezichthouders over de risico’s, om hoeveel producten het gaat en welke maatregelen u heeft genomen.
• Informeer consumenten en andere marktdeelnemers, zoals de fabrikant en afnemers.
• U moet de onveilige producten terugroepen. Let op: hiervoor gelden wettelijke eisen. U geeft de toezichthouder(s) informatie over de fabrikant van het product.